为了规范学校财务管理和会计基础工作，提高财务报销工作效率和质量，根据国家财经法律、法规以及学校相关的财务管理制度规定，结合公司财务工作的实际情况，特制订本规定。
一、关于报销凭证（票据）的有关要求
报销凭证分为外来原始凭证（如：发票、非税收入票据）和自制原始凭证（如：暂付款单、内部转账单等）。
（一）对外来原始凭证（发票）的要求：
1、报销凭证（票据）必须是印有“税务监制”或“财政监制”章的合法票据。票据内容填写须真实、准确、完整，并加盖出票单位发票（或财务）专用章，印章清晰可辨认。各单位内部自行印制的无税务或财政监制章的发票属白条范畴，不具备报销功效。
2、发票付款单位（购货单位）名称须填写“白菜发布论坛”或“白菜发布论坛科技开发中心”的全称。填写二级单位（部门）名称、“个人”、“顾客”、“客户”或未填写原则上不予报销。
3、发票摘要应逐一填写所购物品品名、数量、单价及金额，如果所购物品过多，无法在一张发票内填写，可在发票摘要处写明“详见附件”，或“详见明细清单”，明细清单须加盖出票单位发票专用章。
4、发票金额大小写必须完全一致，涂改无效。
5、发票各联要一次性复写，单联直接填写无效。
6、发票须加盖出票单位的 “发票专用章”（行政事业单位开具的非税收入类票据可加盖“财务专用章”），否则，视为无效发票。
（二）对自制原始凭证的要求：
1、自制原始凭证仅限于使用白菜发布论坛计划财务处印制的单据（如：内部转账单、科研经费转账单、支付凭证、暂付款单、经费报销单、差旅费报销单、涉税收入开票申请单等）。
2、报销时，自制原始凭证的填写内容须规范完整。金额不得涂改，如有特殊情况需要修改的，由修改人签章。
（三）各单位在经济业务发生后必须及时报销相关票据，原则上报销期限为自开票日期起三个月内，如有特殊情况应书面说明原因，从严控制跨年度票据。
（四）不能报销的票据
1、假发票、非税务或财政部门监制的收据。
2、虚构业务代开或购买的票据。
3、不规范的发票或收据：主要指没有税务或财政部门监制章的票据、没有单位财务专用章（或票据专用章、发票专用章、结算专用章）的票据及其他非正规发票和收据。
4、内容不完整的票据（如没有正确填写付款人名称、没有经济业务内容、没有开票日期等）；
5、大写金额和小写金额不符的票据；
6、 内容涂改或字迹不清晰的票据；
7、已经被禁止使用的票据；
8、用于个人娱乐、消费的票据；
9、过期票据；
10、其他规定不能报销的票据。
二、财务报销的基本手续
1、报销人先行整理好票据并按照内容填制相应的报销单，若票据较多则需按照不同类别分类整理、粘贴、填制“报销凭证（封面）”，其中（1）购买批量商品如试剂、材料、图书、办公用品等须附商家开具并加盖印章的明细清单；（2）大型商场、超市等购物以电脑打印票据（有税务、单位印章）为准，不得换开手工发票。
2、经办人根据实际情况填制“报销凭证（封面）”，包括报销日期、单位、报销金额、项目代码等相关内容后，在原始票据或封面单上签字，并需经办人、单位（项目）负责人签字并加盖单位公章。
三、报销票据整理的规范要求
1、按照票据的内容（办公用品、出租车票、材料、邮费等）逐一分类，并将分类后的同类票据按照金额大小排序。
2、每张报销凭证（封面）所附带的票据原则上不超过50张。
四、报销凭证（封面）的填写要求
1、报销差旅费：填写“白菜发布论坛差旅费审批单”及“白菜发布论坛差旅费报销单”，内容包括：往来交通费、出差地住宿费、会务费及补助等。
2、报销实习经费：填写“白菜发布论坛实习费审批单”及“白菜发布论坛公用经费报销单”。
3、领取各类劳务酬金等：填写“白菜发布论坛支付凭证”和附相应的“发放明细表”。
4、其它报销：填写“白菜发布论坛公用经费报销单”或“白菜发布论坛科研经费报销单”。按费用项目分别归类填写。
5、 报销凭证（封面）报销封面各类要素（日期、经济内容、各类金额、各类审批及签章等）必须填写完整，财务人员对其进行审核制单，对于可报销金额小于申请报销金额的，由经办人重新填写可报销金额后予以报销。
五、票据遗失处理
1、原始购物发票、费用发票是财务报销的凭据，没有原始发票不能办理财务报销。因特殊原因发生发票丢失，可至对方单位索取原始发票存根联的复印件，并加盖出票单位的财务印章（财务专用章、发票专用章），经办人作出“不重复报销，否则责任自负”的书面承诺，经单位负责人（或项目负责人）签字同意后，可视同原始发票办理报销业务。使用原始发票存根联的复印件报销，只能是冲销借款或转账支付，一般不予报销现金。
2、飞机票遗失，必须取得出票单位的购票证明（明确乘机人姓名、时间、航班、票价等），并作出“不重复报销，否则责任自负”的书面承诺，并附登机牌，经单位负责人（或项目负责人）签字同意后，方可报销。
3、火车票、汽车票遗失，原则上不予报销。
六、本规定2015年1月1日起开始执行。
七、本规定由计划财务处负责解释。
京工业大学
2014年12月30日
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